5 S - O AMBIENTE DA QUALIDADE

Origem dos 5Ss

O Programa 5S nasceu no Japão em 1950, criado por Kaoru Ishikawa ao regressar de uma viagem de estudos aos Estados Unidos, após a Segunda Guerra Mundial. Nesse período pós-guerra, faltava tudo no Japão e não podia haver nenhum tipo de desperdício. Devido às suas características de gestão quase domésticas, essa técnica passou a ser conhecida como housekeeping. No Brasil, campeão mundial de desperdício, o programa foi lançado formalmente em 1991. Estatísticas comprovam que o desperdício está incorporado à cultura nacional. O desperdício custa ao Brasil anualmente R$ 90 bilhões, principalmente nos setores de alimentos, transporte, construção civil e industrial. Os desperdícios estão incorporados ao nosso dia a dia, a ponto de não mais nos sensibilizarem. No setor público, vemos muitas obras inacabadas ou destruídas pelo mau uso e pela falta de conservação. Nos setores privados, a situação não é menos alarmante. Nossa construção civil bate recordes de desperdício, com perda de aproximadamente um terço do material utilizado. Na agricultura, as perdas começam na colheita, agravam-se no transporte e na armazenagem. Na indústria e no comércio, onde quer que seja, estamos jogando fora capital, trabalho e recursos naturais. Individualmente, é comum a confusão entre qualidade e quantidade, fartura e desperdício, etc.

Tudo indica, porém, que essa “cultura” tem dias contados. Cabe a você antecipar esse processo: desperdício é prejuízo real para as empresas. Você terá ótimas surpresas após aplicar regras muito simples para eliminar o desperdício em sua empresa: redução de custos, maior produtividade e outras vantagens que a organização do trabalho propicia. Contra os desperdícios, só não economize vontade de mudar. Desperdício é sinônimo de improdutividade e falta de qualidade. Desperdício é todo e qualquer recurso que se gasta na execução de um produto/serviço, além do estritamente necessário (matéria-prima, tempo, dinheiro, energia, etc.). É dispêndio extra acrescentado aos custos normais do produto/serviço, sem trazer qualquer melhoria ao cliente. Como podemos melhorar? Agora que já sabemos o que é desperdício (tudo que gera custo extra) e como localizá-lo, veremos como eliminá-lo em cinco fases, que podem ser aplicadas no trabalho, em casa e com a própria pessoa, produzindo elevado resultado no bem-estar. Essas fases compõem o Programa 5S.

O que é 5S?

Tudo que a organização – propriedade rural -  precisa para mudar é conhecer o Programa 5S, que é o conjunto de cinco conceitos simples que, ao serem praticados, são capazes de modificar o seu humor, o seu ambiente de trabalho, a maneira de conduzir suas atividades rotineiras e as suas atitudes.

O 5S foi interpretado no Brasil como sensos, não só para manter o nome original do Programa, mas porque refletem melhor a ideia de profunda mudança comportamental.

O significado de senso é: aplicação correta da razão para julgar ou raciocinar. O Programa 5S tem por base cinco palavras japonesas:

•             Seiri – descarte, utilização, seleção;

•             Seiton – ordenação, arrumação, organização;

•             Seiso – limpeza, zelo;

•             Seiketsu – higiene, asseio, bem-estar, padronização, saúde;

 •            Shitsuke – autodisciplina, disciplina, manutenção da ordem.

Uma forma simples de definir 5S é: “atividades que praticadas por todos, com determinação e métodos, resultarão em um ambiente (propriedade rural, casas, galpões, armazéns, escritórios) agradável e seguro”.

Compreendendo melhor a definição de 5S:

• Atividades: Isso quer dizer que os 5Ss existem para serem praticados! Um pequeno conhecimento colocado em ação dará bem mais resultado do que um grande conhecimento acadêmico que não passe disto: teoria.
•  Praticadas por todos: O envolvimento e o comprometimento de todos são vitais para o sucesso do programa.
• Nada menos que isso é aceitável: O líder – dono, diretor ou gerente – tem que se envolver pessoalmente, dando o exemplo. A maneira mais rápida de matar o programa é dizer: FAÇAM!
• Determinação: Embora o entusiasmo com o programa seja rápido, rápido também é seu esfriamento, pois o impacto inicial perde-se com o passar do tempo, a menos que estejamos determinados a fazer continuamente algo a que não estamos acostumados.
• Método: Não podemos nos deixar levar pelo entusiasmo inicial e fazer o 5S de qualquer maneira.

Apesar de o 5S ser reconhecido mundialmente como originário do Japão, a sua essência está presente em qualquer sociedade, empresa ou indivíduo que tenha em seus valores bons hábitos de higiene, segurança, ordenação, bem-estar, sensatez e respeito ao próximo.

Conceito da filosofia 5S

Seiri – Senso de Seleção – 1° S

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É o passo inicial do Programa 5S. Significa utilizar os recursos disponíveis de acordo com a necessidade e adequação, evitando excessos, desperdícios e má utilização. Para isso, é preciso definir claramente o que é necessário, eliminando o desnecessário, ou seja:

• cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil;
• só o que tem utilidade imediata deve estar na área de trabalho;
• somente a quantidade certa deve estar disponível;
• eliminando-se o que não é útil, podemos nos concentrar somente naquilo que é útil, que contribuirá realmente para o resultado final.

Portanto, devemos apenas ter o que é necessário e na quantidade certa:

FREQUÊNCIA DE USO ONDE GUARDAR

FREQUENCIA DE USO	ONDE GUARDAR
De uso constante	Próximo ao ponto de utilização
De uso ocasional	Pouco afastado do ponto de utilização
Raro, mas necessário	Afastado do ponto de utilização

Consequências:

• Diminui a necessidade de espaço, gastos com armazenamento e transporte, além de gastos com seguros;
• Facilita a limpeza, o leiaute, o controle de estoque e a execução no tempo previsto;
• Evita a compra de materiais/componentes em duplicidade, danos a materiais ou produtos armazenados;
• Traz maior retorno do capital empregado, maior produtividade das pessoas envolvidas e máquinas.

Benefícios:

• Menor cansaço físico em virtude de se deslocarem em espaços menores e com menos coisas.

Seiton – Senso de Ordenação – 2° S

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Após a implementação do Senso de Seleção, no qual você descartou aqueles itens desnecessários, você precisa organizar o que sobrou. A essa organização, damos o nome de ordenação.

Ordenar é organizar de forma sistemática os meios de trabalho (objetos, dados e equipes), de modo a ter acesso rápido e seguro a eles para sua utilização a qualquer momento.

 Deve-se defi nir um arranjo simples que permita obter apenas o que você precisa, quando precisa.

Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar!

 

• Cada coisa tem o seu único e exclusivo lugar.
• Cada coisa, após o uso, deve estar em seu lugar.
• Tudo deve estar sempre disponível e próximo do local de uso.
• Somente a quantidade certa, na qualidade certa, no momento certo.

Portanto, devemos ter o que é necessário, na quantidade certa, em condições de uso, na hora e no lugar certo. Para isso, devemos estocar os materiais funcionalmente, identificando os locais de trabalho, o estoque e todos os materiais, de maneira clara e legível, diminuindo o tempo de procura.

Consequências:

• Diminui a necessidade de tempo de busca, controles complicados, estoques excessivos;
• Facilita a comunicação entre os integrantes da organização, rapidez e facilidade na busca de objetos e documentos;
• Evita a perda de tempo na procura de materiais/componentes, danos a materiais ou produtos armazenados;
• Traz maior retorno do capital empregado, maior produtividade das pessoas envolvidas e máquinas.

Benefícios:

• Menor cansaço físico em virtude de se deslocarem em espaços menores e encontrar facilmente o que é necessário para a operação.

Seiso – Senso de Limpeza – 3° S

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Não é somente a ideia de limpeza que este senso pretende transmitir. Ele vai muito mais além. O senso de limpeza tem dois aspectos importantes.

O primeiro refere-se à limpeza do ambiente físico, eliminando o lixo, a sujeira e os materiais estranhos, tornando o ambiente limpo e eliminando as causas da sujeira. Esse aspecto, em se tratando de indústria ou serviço de alimentos, reveste-se de especial importância, visto que a higiene defi ciente é uma das principais causas de doenças de origem alimentar.

O segundo aspecto a ser considerado diz respeito ao relacionamento pessoal. Um ambiente em que impera a franqueza, a transparência de intenções e o respeito pelo próximo é um ambiente limpo. O senso de limpeza objetiva isto: que o ambiente seja asseado, portanto, saudável, e que o relacionamento pessoal seja o mais aberto possível, criando condições de trabalho em equipe.

Lugar limpo não é o que mais se limpa, mas o que menos se suja!

 

• Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo.
• Cada pessoa na empresa deve, antes e depois de qualquer trabalho realizado, retirar o lixo resultante e dar-lhe o fi m que foi previamente acordado.
• Um ambiente limpo lembra qualidade e segurança.
• Um bom relacionamento no trabalho dá mais satisfação a todos.

Portanto, devemos usar a limpeza como forma de inspeção no local de trabalho, estabelecendo os graus de limpeza necessários e o respeito ao relacionamento pessoal.

Consequências:

• Facilita a venda do produto ou serviço;
• Evita perdas e danos de materiais e produtos;
• Quanto ao relacionamento, a regra que normalmente funciona é: fale com as pessoas e não das pessoas.

Benefícios:

• Bem-estar pessoal;
• Maior produtividade das pessoas, das máquinas e dos materiais, evitando o retrabalho; prevenção de acidentes;
• Boa impressão aos clientes.

Seiketsu – Senso de Padronização – 4° S

Este senso é caracterizado pelo conjunto de atividades necessárias para assegurar a manutenção dos 3Ss iniciais de forma contínua. Padronizar significa manter um ambiente agradável e saudável por meio da manutenção do “estado de limpeza” e da melhoria do relacionamento entre as pessoas.

A padronização, ou seja, a definição de métodos de trabalho é fundamental. Portanto, devemos padronizar todas as atividades do 5S e desenvolver o gerenciamento visual para que qualquer anormalidade seja logo percebida.

Devemos ainda:

• Padronizar com placas indicativas as cores, as zonas de perigo, os dispositivos e os equipamentos de segurança;
• Estabelecer instruções e procedimentos para as atividades;
• Determinar critérios de avaliação para os pontos críticos.

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Consequências:

• Elimina as fontes de perigo;
• Cuidados com o patrimônio da empresa e consigo mesmo: manutenção da limpeza e das condições de uso dos materiais;
• Utilização dos EPIs; facilita a segurança e efi ciência dos empregados;
• Traz melhoria da imagem da empresa perante o cliente;
• Cria bom ambiente de trabalho, quebrando o peso da área de trabalho, por meio do aspecto de organização, limpeza e asseio, em suma, tudo aquilo que possa contribuir positivamente para um bom ambiente. Isso é uma forma de desacelerar as pessoas.

Benefícios:

• Ausência de doenças e manutenção do equilíbrio físico e mental das pessoas;
• Elevação do nível de satisfação e motivação com o próprio trabalho e a empresa;
• Melhor imagem da organização perante os públicos interno e externo.

 

Shitsuke – Senso de Disciplina – 5° S

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Disciplina é a base de uma civilização e o mínimo para que a sociedade funcione em harmonia. A disciplina é o cumprimento da missão e o aprimoramento do desempenho, de modo espontâneo, sem a necessidade de coação por parte da hierarquia ou pressão de grupo de pessoas. A disciplina é o caminho para a melhoria do caráter dos funcionários. Devemos fazer a coisa certa naturalmente, como um hábito de vida, utilizando instruções e treinamento, com força de vontade na busca da melhoria.

O 5S exige mudanças de comportamento e, sem disciplina, elas certamente não vão ocorrer.

Todo grupo tem suas regras, as quais precisam ser obedecidas para o sucesso e o progresso desse grupo. É preciso ter todos os colaboradores comprometidos com o cumprimento dos padrões éticos, morais e técnicos e com a melhoria contínua em termos pessoais e organizacionais, respeitando a si e ao próximo. Toda regra pode e deve ser modificada, tendo em vista a melhoria contínua.

O senso de disciplina é o início e o final do 5S; início porque é a parte do comprometimento e fim porque é a outra parte: a do cumprimento.

A disciplina consciente é:

• Padronização da melhoria alcançada;
• Obediência à rotina;
• Busca constante da melhoria;
• Educação do ser humano.

Portanto, devemos formar um novo padrão de hábitos e atitudes, desenvolvendo um local de trabalho disciplinado. Para isso, devemos:

• Treinar pessoas nas atividades do 5S, na utilização de equipamentos, em situações de emergência e na prática da comunicação em geral;
• Administrar a utilização do espaço comum;
• Seguir os manuais de instrução e os procedimentos;
• Cumprir horários.

Consequências:

• Reduz a necessidade de controle;
• Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação;
• Evita perdas oriundas do não surgimento de rotinas;
• Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação.

Sugestões para modificação das atitudes e do comportamento das pessoas:

• Não se refira diretamente aos erros alheios;
• Critique-se antes de criticar alguém;
• Faça perguntas em vez de dar ordens;
• Não envergonhe as outras pessoas;
• Atribua a outra pessoa uma boa reputação;
• Faça os erros parecerem fáceis de corrigir;
• Concentre-se no lado positivo das pessoas;
• Faça aos outros o que você gostaria que fizessem a você.

Benefícios:

• Previsibilidade e cumprimento dos procedimentos operacionais;
• Aumento considerável de autoanálise, do autocontrole e do aperfeiçoamento dos colaboradores;
• Melhoria contínua do entrosamento entre os níveis hierárquicos;
• Obtenção de produtos dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de controles;
• Melhoria contínua da capacidade criativa dos colaboradores.

Este S é a consequência do realinhamento cultural por meio do envolvimento e da participação dos empregados. Este é o S mais complexo de todos, porque consagra o Programa 5S, fazendo a integração dos outros.

Cada pessoa deve se sentir responsável pelo cumprimento dos padrões estabelecidos, pois todos os problemas são problemas de todos. Nesse momento, os empregados já devem executar as tarefas como hábitos. A disciplina requer constante aperfeiçoamento. Se estiver bom, pode ficar ainda melhor. O 5S promove o aculturamento das pessoas a um ambiente de economia, organização, limpeza, padronização e disciplina, fatores fundamentais à elevada produtividade.

Sendo de Utilização		Áreas livres + espaço
Senso de Ordenação		Facilidade de localização
Senso de Limpeza		Ambientes limpos
Senso de Padronização		Asseio, saúde e higiene
Senso de Disciplina		Manutenção da ordem

 

Lembre-se de que os cinco sensos estão interligados compondo um sistema. Às vezes, é difícil e desnecessário fazer uma distinção precisa entre eles.

Aplicabilidade

No início de sua aplicação, apenas os três primeiros Ss eram abordados, por serem operacionais. Foram posteriormente incorporados o quarto e o quinto S, que são de sustentação. Ao aplicar os três Ss operacionais, os praticantes vão sendo sensibilizados ao mesmo tempo para os demais. É a prática dos três Ss iniciais que provoca a conscientização de cada praticante para os dois Ss de sustentação. Portanto, ao aplicar o terceiro S, completa-se um ciclo de 5S. Como todo aprendizado, no primeiro ciclo, a prática é quase mecânica. No segundo ciclo, a prática melhora e aprende-se mais. O primeiro ciclo exige muita orientação.

Dúvidas surgem a cada momento durante a aplicação. Em geral, no terceiro ciclo, pode-se começar o ajuste fino no processo. No quarto ciclo, a prática dos 5Ss pode ser um hábito sadio. A estabilidade dos procedimentos e a melhoria contínua do processo podem estar praticamente asseguradas.

Implantação dos 5S

Trata-se de um caminho que pode e deve ser adaptado de acordo com as características e necessidades de cada propriedade rural, tendo o cuidado de não entrar em choque com a cultura local. Cada passo tem que ser muito bem entendido, e as pessoas precisam saber o motivo da sua execução. Deve-se saber qual a meta a ser atingida e como alcançar esse objetivo dentro de cada organização.

Roteiro básico para o 5S

Levantamento da situação atual:

• Defina claramente as áreas em que será implementado o 5S;
• Escolha o líder e a equipe de implementação do 5S;
• Defina os locais para fotos ou filmes (pontos fixos);
• Fotografe ou filme antes as áreas em pontos fixos da situação para sua evolução ser avaliada posteriormente;
• Não se esqueça da data.

Treinamento das equipes:

• Treine todas as pessoas envolvidas nas áreas;
• Demonstre que a equipe de coordenação está aberta para esclarecimentos/colaboração.